Каждая компания перед выставкой упирается в один и тот же выбор:
арендовать оборудование или купить своё.
Аренда выглядит логично: меньше затрат, меньше возни, всё «под ключ».
Но за удобством часто прячутся ограничения, переплаты и операционные риски.
Разберём по-честному: когда аренда оправдана, а когда — ошибка.
Что обычно входит в аренду
Под арендой чаще всего понимают готовый набор на время мероприятия:
- ролл-апы, мобильные стенды
- press-wall, тканевые конструкции
- мебель (стойки, столы, ресепшн)
- экраны, плазмы, тач-панели
- мелкие аксессуары и витрины
Плюс — доставка, монтаж и демонтаж.
Это экономит время, но не отменяет ответственности.
Почему аренда кажется выгодной
1) Низкий вход
Не нужно вкладывать крупную сумму сразу.
Хорошо для старта, MVP и редких выездов.
2) Минимум операционки
Не нужен склад.
Не нужен транспорт.
Не нужен человек, который этим занимается.
3) Визуально «современно»
Арендные компании обновляют парк:
лайтбоксы, текстиль, LED, интерактив — всё уже есть.
Где начинаются риски
Ограниченный выбор
В сезон крупных выставок лучшие конструкции разбирают заранее.
Остаётся то, что осталось — и не факт, что оно подходит под задачу.
Износ
Аренда = многократное использование.
Потёртости, люфты, «уставший» внешний вид — обычная история.
Слабая персонализация
Баннер заменить можно.
А вот уникальный дизайн, геометрию, сценарий — уже сложнее.
Деньги на дистанции
Если участвуете регулярно, аренда за 2–3 года часто выходит дороже покупки.
Плюс риск штрафов за повреждения.
Аренда vs покупка — коротко
- Аренда
Быстро, гибко, без хранения.
Но ограниченный выбор и слабая окупаемость при регулярных выездах. - Покупка
Дороже на старте.
Зато полный контроль, бренд, масштабирование и окупаемость.
Когда аренда — правильный выбор
- 1–2 мероприятия в год
- другой город (везти своё невыгодно)
- тестируете формат или новый тип стенда
- стартап, нет задачи «строить систему»
- негде хранить оборудование
Здесь аренда — разумный компромисс.
Когда лучше покупать
- 3–4+ выставки в год
- нужен фирменный стиль, а не «как у всех»
- есть склад или подрядчик под хранение
- используете оборудование не только на выставках
- считаете деньги на горизонте 2–3 лет
В этом случае покупка — инвестиция, а не расход.
Практика из жизни
B2B
Компания арендовала press-wall и мебель несколько лет.
Через три сезона посчитали — аренда обошлась дороже, чем покупка тканевого стенда. Перешли на своё.
B2C
Фестивальный бренд арендовал стойки и шатры на 2 дня.
Покупка не имела смысла: негде хранить, редко нужно. Аренда выиграла.
Как не ошибиться с выбором
- считайте не «на раз», а на 2–3 года вперёд
- запрашивайте реальные фото оборудования
- фиксируйте ответственность в договоре
- бронируйте заранее — особенно в сезон
- уточняйте, входит ли брендирование в цену
Итог
Аренда выставочного оборудования — не зло и не панацея.
Это инструмент под конкретную стратегию.
- редко участвуете → аренда
- регулярно выходите на рынок → своё
Главное — не принимать решение по цене одного мероприятия.
Считайте дистанцию. Именно там появляется реальная экономия или реальные потери.
Хотите арендовать оборудование для выставки, но переживаете, что можете переплатить? Компания Diamond Group подберет для вас оборудование в рамках имеющегося у вас бюджета. Наша команда профессионалов поможет вам воплотить любые идеи в жизнь.
Превратите ваше участие в выставке в успешное и незабываемое событие вместе с компанией Diamond Group.
Статья проверена экспертом Поддубная Юлия Викторовна Ведущий эксперт компании Diamond Group
