Руководитель стенда должен убедиться в полной готовности экспозиции к выставке перед началом мероприятия. Проверить соотношение конструкции с планом, на месте ли оборудование и экспонаты. Он должен быть уверен, что оформление в порядке, все надписи и графические элементы выполнены без ошибок. Количество и качество рекламного раздаточного материала соответствует заявленному. Проверить функционирование техники и освещения.
Накануне мероприятия проведите рабочее совещание по данному вопросу. Сотрудники, отвечающие за организацию выставки должны доложить о подготовке. Все будущие члены команды знакомятся друг с другом, после чего их консультируют по их обязанностям и плану мероприятия. Они обязаны знать все основные события выставки и должны чётко понимать свои задачи. Для сотрудников, работающих на стенде, даются указания о том, как вести документацию и обслуживать клиентов.
Отдельно следует проконсультировать пиарщика или пресс-секретаря о том, как вести диалог со СМИ, организаторами выставки и администрацией всех уровней.
Каждый выставочный день должен начинаться с небольшой летучки, на которой будет обсуждаться план действий для сотрудников. В расписании отмечаются начало и конец рабочего дня, а также перерывы.
После окончания выставки нужно провести летучку для подведения итогов работы команды на мероприятии.
Распределение сотрудников на выставке
Перед началом работы на выставке, вам выработать стратегию и тактику по привлечению аудитории.
Вы должны распределить персонал по группам:
— Агитаторы (будут приглашать посетить гостей ваш стенд);
— Информаторы (консультируют посетителей по поводу продукции);
— Технический отдел (поддерживают оборудование и работу всей конструкции);
— Руководители.
Каждая группа должна чётко понимать свои обязанности и выполнять их не смешивая с другими. Если у вас нет зазывал, то придётся потратить больше средств на рекламу.
Координация сотрудников за пределами стенда
Сотрудники за пределами стенда важны не только тем, что привлекают гостей посетить ваш стенд, но и следят за конкурентами. Они помогут узнать какие технологии продвижения используют для привлечения аудитории другие компании. Проанализировав соседей, вы можете исправить рекламу и стратегию поведения с потенциальными клиентами и СМИ.
Перед размещением промоутеров по зонам, изучите маршрут перемещения посетителей. Возможно, вам придётся подкорректировать план после проверки для эффективности привлечения посетителей.
Не забывайте собирать данные гостей стенда. В дальнейшем их будет анализировать отдел маркетинга для построения стратегии расширения потребителей продукции.
Работа на стенде
Основная работа персонала происходит на самом стенде. Руководитель должен умело управлять всеми ресурсами. Он должен суметь просчитать необходимое количество сотрудников, которое понадобиться для работы с посетителями. Желательно, чтобы в определённом временном интервале всегда оставался свободный специалист. Ведь поток посетителей может прорастать или убывать.
Если будет не хватать работников на стенде, вы всегда можете их привлечь из промоутеров на несложную задачу. Правильная регулировка деятельности сотрудников обеспечивает эффективность стенда и появление новой аудитории.
Для работы с посетителями проведите инструктаж персоналу. Они должны знать к какому действию подвести гостей (оставить номер, взять визитку, попробовать товар), как грамотно переключатся с одного потенциального клиента на другого.
Персонал для работы на выставках от Diamond group имеет большой опыт и обладает навыками делового общения.
Стать проверена экспертом
Поддубная Юлия Викторовна
Ведущий эксперт компании Diamond Group
